راه‌اندازی ایمیل در Outlook با استفاده از پروتکل POP3

پروتکل pop3 که مخفف Post Office Protocol 3 است در اصل یک پروتکل دریافت ایمیل بر روی شبکه اینترنت بوده و اصولاً در لایه Application در پروتکل TCP/IP قرار می‌گیرد. اتصالات POP3 در حالت عادی رمز نشده هستند که در این صورت از پورت ۱۱۰ استفاده خواهند کرد. درصورتی‌که سرویس‌دهنده‌ای از SSL پشتیبانی کند، از پورت ۹۹۵ برای اتصالات POP3 استفاده خواهد شد.

با استفاده از این پروتکل، هر کاربر می‌تواند به صندوق پست الکترونیکی خود بر روی سرویس‌دهنده راه دور دسترسی داشته باشد و نامه‌های الکترونیکی را دریافت و بر روی سیستم خود ذخیره کند هنگام اتصال به سرور کلیه نامه‌های شما توسط POP به برنامه ایمیل دانلود می‌شود در واقع پیام‌های پوشه‌ Inbox از روی سرور خذف می‌شود و شما تنها به همان پیام‌ها دسترسی دارید (با انجام تنظیماتی می‌توان مانع از حذف شدن ایمیل‌ها از روی سرور شد).

سرویس دهنده ی POP3 به یک نام Account و رمز عبور نیاز دارد پس از تایید اعتبار و مجوز سرویس‌دهنده فایل‌های مربوطه را فعال می‌کند و امکان دستیابی به آنان را فراهم می‌کند.
POP3 در مواردی مفید است که شما نامه‌های پستی خود را تنها از روی یک کامپیوتر بررسی می‌کنید.
برای استفاده از ایمیل‌های POP3 داشتن نرم‌افزار و اطلاعات زیر ضروری است:
نرم‌افزار مدیریت ایمیل (Mail Client) مثل Outlook Express , Entourage X Netscape ,Eudora ,Napper Mail Microsoft Outlook …
شناسه کاربری و کلمه عبور
داشتن آدرس دریافت (POP Incoming Mail Address) و ارسال ایمیل (Outgoing Mail Address SMTP)

مزیت استفاده از POP3

مزیت داشتن ایمیل POP3 است که این شما می‌توانید ایمیل های خود را از طریق نرم افزارهای مدیریت میل دریافت نمایید. میل‌های خود را در سیستم خود آرشیو نمایید و ایمیل‌های خود را بصورت آفلاین مطالعه نمایید. سرعت دریافت و ارسال ایمیل با این روش بسیار بیشتر از حالتی است که به صورت وب‌میل و مرورگر صورت می‌گیرد. همچنین شما می‌توانید نامه‌های خود را با کمک ویرایشگر قوی که در نرم‌افزارهای مدیریت میل وجود دارد تایپ نموده، تصویر یا هرگونه فایل بر روی سیستم خود را ضمیمه نامه کرده و تنها برای ارسال نامه به اینترنت متصل شوید که مسلما در وقت و هزینه شما در اینترنت صرفه‌جویی خواهد شد. در پروتکل POP3 به دلیل اینکه پیام‌ها بر روی فضای هارد دیسک ذخیره می‌شوند مشکل محدودیت فضای جعبه پستی را نخواهید داشت.

در ادامه نحوه راه‌اندازی این پروتکل را بر روی Outlook آموزش خواهیم داد.

۱- در ابتدا پس از ورود به کامپیوتر و مشاهده صفحه دسکتاپ، گزیه Start را انتخاب نمایید و از داخل Control Panel مطابق شکل زیر گزینه Mail را انتخاب نمایید.
POP1
۲- در صفحه جدید باز شده گزینه E-mail Account را انتخاب نمایید.
POP2
۳- مطابق شکل زیر گزینه New را انتخاب نمایید.
POP3
۴- گزینه Manual setup or additional server type را انتخاب نمایید و Next
POP4
۵- گزینه سوم یعنی POP3 or IMAP  را انتخاب نمایید و Next
POP5
۶-در صفحه جدید به گزینه های متعددی روبرو هسیتم:
Your Name: در این قسمت نام خود را وارد نمایید، انتخاب این نام بصورت دلخواه است و تفاوت آن با نام ایمیل شما خللی ایجاد نمی کند.
Email Address: در این قسمت آدرس ایمیل خود را که در وب‌میل برای شما ایجاد شده است وارد نمایید.
Account Type: در این قسمت دو گزینه وجود دارد طبق تصویر شماره ۶، POP3 , IMAP
تفاوت این دو پروتکل در این است که در پروتکل POP3 نسخه‌ اصلی ایمیل‌ها از روی سرور حذف می‌شود (با انجام تنظیماتی که در ادامه به آن اشاره خواهد شد می‌توان از حذف شدن نسخه اصلی از روی سرور جلو گیری کرد) و کپی ایمیل‌ها روی کامپیوتر کاربر و داخل یک فایل از نوع Pst ذخیره می‌شوند.
اما در پروتکل IMAP ایمیل‌ها تا زمانی که توسط کاربر حذف نشوند، روی سرور ایمیل باقی می‌مانند.
Incoming mail server: در این قسمت شما باید سرور دریافت ایمیل را وارد نمایید.
Outgoing mail server: در این قسمت شما باید سرور ارسال ایمیل را وارد نمایید.
Username: در این قسمت مجددا آدرس ایمیل خود را وارد نمایید.
Password: پسورد خود را وارد نمایید.
با انتخاب پروتکل POP3 می‌توانید مطابق شکل ۷ تعیین نمایید ایمیل‌های شما داخل یک فایل Pst جدید وارد شود و یا با انتخاب گزینه Existing Outlook Data File بک فایل Pst را جهت ذخیره ایمیل‌ها معرفی نمایید.
POP6
POP7
۷- پس از انجام این تنظیمات گزینه More Setting را انتخاب نمایید.
POP8
۸-در صفحه جدید و در تب اول یعنی General شما می توانید نام اکانت خود را جهت نمایش در Outlook تغییر دهید.
POP9
۹- بر روی تب Outgoing Server کلیک نموده و گزینه اول با عنوان My outgoing server (SMTP) Requiest Authentication را فعال نمایید. با فعال نمودن این گزینه ایمیل‌هایی که از طریق Outlook ارسال می‌گردد به خوبی از Outlook خارج شده و به دریافت کننده خواهد رسید.
POP10
10- تنظیم پروتکل (POP3 (Post Office Protocol 3بر روی تب Advanced کلیک نمایید:
Incoming Mail Server با پورت ۱۱۰ و Outgoing Server -SMTP با پورت ۲۵ بصورت استاندارد قرار دارد. ممکن است شرکت ارائه دهنده خدمات اینترنت به شما به جهت جلوگیری از اسپم و مشکلات مربوط به اسپمرها که اغلب با پورت ۲۵ اقدام به ارسال ایمیل‌های انبوه و غیر مجاز می‌نمایند، پورت ارسال را تغییر داده باشد که در اینصورت می‌توانید از پورت اعلام شده از طرف واحد پشتیبانی شرکت هاستینگ یا شرکت اینترنت استفاده نمایید، همچنین شما می‌توانید تنظیمات ذخیره‌سازی یک کپی از ایمیل‌های دریافتی در سرور هاستینگ را در پایین صفحه و با فلش مشخص شده به رنگ بنفش انجام دهید، اگر بخواهید یک کپی از ایمیل‌هایی که از طریق اوت‌لوک دریافت می‌کنید در فضای میزبانی وب (هاستینگ) شما ذخیره شود می‌توانید گزینه Leave a copy of messages on the server را فعال نمایید. فعال‌سازی این گزینه به شما کمک می‌کند تا به ایمیل‌های رسیده در مکان دیگری و یا کامپیوتر دیگری از طریق وب میل به راحتی و تنها با وارد نمودن آدرس وب‌میل و نام کاربری و کلمه عبور ایمیل مورد دسترسی داشته باشید .
به عنوان مثال کسانی که از سرویس‌های میزبانی زاگریو استفاده می‌نمایند می‌توانند در دوحالت که در ذیل به آنها خواهیم پرداخت تنظیمات این قسمت را انجام دهند (به عنوان مثال شما مالک دامین itse.ir در میزبانی زاگریو هستید).
1- تنظیمات شرایط امن (Secure SSL/TLS):
Incoming Server : Server.zagrio.com Port: 995
Outgoing Server : Server.zagrio.com Port: 465
2- تنظیمات شرایط نا امن (Non-SSL):
Incoming Server : Mail.itse.ir Port: 110
Outgoing Server : Mail.itse.ir Port: 25
نکته! فضای میزبانی وب شما محدود است، پس تعداد روزهایی که می‌خواهید کپی ایمیل‌ها ذخیره شود و همچنین تخلیه و حذف کامل ایمیل‌ها از پوشه Deleted Item را فعال نمایید. برای تنظیم حذف ایمیل‌های دریافتی در زمان مشخص کافی‌ست گزینه Remove form server after و Remove form server when deleted form “Deleted Item” را فعال نمایید.

۱۱- پس از انجام این تنظیمات و انتخاب OK به صفحه Add Account باز خواهید گشت.

حال Next را انتخاب نمایید در صورت درست وارد شدن اطلاعات درخواستی با صفحه یر روبرو خواهید شد.

POP13